Abiball Planung - So klappt die Organisation

Die richtige Planung vom Abiball ist das a und o für einen gelungenen Abend.
Doch was muss ich alles beachten, damit der Abend wirklich unvergesslich wird?
Im folgenden geben wir für Euch ein paar Tipps & Tricks gesammelt.

Rechtzeitig mit der Planung beginnen

Essentiell für einen gelungenen Abiball ist, dass ihr rechtzeitig mit der Planung beginnt. 10-12 Monate vor Eurem Abitur mit der Planung beginnen. Viele Locations und Abiball Fotografen sind bereits weit im Voraus ausgebucht.

Da sich viele Abibälle an bestimmten Wochenenden häufen, ist es wichtig schnell zu sein, damit ihr auch wirklich die Location bekommt, die ihr möchtet.

TIPP: Viele Abiballkomitees entscheiden sich bei der Wahl des Datums für das letzte Juni Wochenende oder das erste Juliwochenende. Schaut, dass ihr nach Möglichkeit ein anderes Datum wählt. Das spart Kosten und Stress ;)

Abiball-Kommitee

Bestimmt am Anfang des letzten Schuljahres ein Komitee. Für jede Aufgabe eine Vertreter*In der/die sich um die Umsetzung des jeweiligen Bereiches kümmert.

Die einzelnen Bereiche sollten dann von Teams organisiert werden, die die Kommiteevertreter*Innen unterstützen.

Trefft euch nach Möglichkeit mindestens ein Mal im Monat um die Fortschritte zu besprechen und ggf. Probleme zu beheben. Wer kümmert sich um den Abiball Fotografen und um den DJ? Wer um die Finanzierung? Wer organisiert die Abipartys im Vorfeld und wer macht sich auf Sponsorensuche?

Viele kleine Aufgaben die ihr nur gemeinsam schaffen könnt.

Finanzierung

Ein Abiball kostet viel Geld! Umso wichtiger ist es euch rechtzeitig um die Finanzierung zu kümmern. Im folgenden haben wir verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung zusammengetragen. Je mehr Geld ihr im Vorfeld einsammelt, desto günstiger sind am Ende die Eintrittskarten.

Tipp: Richtet ein kostenloses Stufenkonto ein, damit sich niemand allein um das Geld kümmern muss. Letztes Jahr haben wir von jemanden gehört, der das Geld behalten hat und damit in Urlaub gefahren ist. Auf dem Ball ist er dann nicht mehr aufgetaucht. ;)

1. Sponsoring
   Sprecht lokale Unternehmen an ob Sie euren Abiball unterstützen wollen. Ihr könnt z.B. Anzeigen in der Abizeitung verkaufen oder aber ihr macht eine Instastory auf eurem Jahrgangsaccount mit Shoutout und Unternehmensvorstellung.
   Auch die Rückseite der Eintrittskarten bieten eine tolle Werbefläche, die für größere Unternehmen interessant sein kann.
   
   2. Verkauf
   Verkauft Hot-Dogs, Waffeln oder Schokokuss-Brötchen in den Schulpausen in regelmäßigen Abständen. Eure Mitschüler*Innen aus den unteren Jahrgängen werden euch lieben.
   
   3. Spezial-Aktionen
   
   Einkaufstüten packen
   Sprecht mit dem lokalen Supermarkt, ob ihr auf Spendenbasis den Kunden an der Kasse beim einpacken helfen dürft. So haben schon einige Jahrgänge richtig viel Geld gesammelt.
   
   Autos waschen
   Wartet am Nachmittag mit Putzzeug auf dem Lehrer*Innen Parkplatz und bietet einen Autowasch-Service auf Spendenbasis an. Vielleicht sogar mit Innenraum-Reinigung, wenn ihr eine Steckdose für den Staubsauger in der Nähe habt.
   
   4. Abi Partys
   Abipartys sind eine tolle Möglichkeit im Vorfeld Geld einzunehmen. Hierbei ist es wichtig die richtige Location zu wählen. Gerade die unteren Jahrgänge sind potentielle Kunden, daher ist es wichtig auf eine gute Anbindung zu achten.
   
   Am einfachsten ist es die Parties in richtigen Clubs zu veranstalten. Achtet dabei jedoch genau auf die Konditionen. Ihr bringt mit den Gästen den wichtigsten Teil für eine gelungene Party. Lasst euch also nicht über den Tisch ziehen.
   Viele Locations bieten spezielle Abi-Party Pakete an. Informiert Euch also im Vorfeld gut.

Die richtige Location

Die richtige Location ist das A und O für einen gelungenen Abiball. Bei der Auswahl gibt es vieles zu beachten. Entscheidend bei der Wahl der Location ist die Größe des Jahrgangs und wie viele Gäste ihr einladen möchtet. Klärt dieses möglichst frühzeitig. Wenn ihr eine After-Show Party mit Einlass für Gäste, die nicht am Buffet und Programm teilnehmen möchten, veranstalten wollt, solltet ihr auf eine gute Anbindung bzw. ausreichend Parkmöglichkeiten achten. Auch solltet ihr abklären wie lange ihr die Location nutzen dürft. Nicht dass um ein Uhr die Party vorbei ist.

Achtet genau auf die Ausstattung der Location. Gibt es eine Soundanlage? Wird ein DJ gestellt? Wie werden Getränke und Essen berechnet und wird ggf. ein externes Catering überhaupt zugelassen? Besichtigt die Locations und entscheidet dann im Kommitee.

Abiball Fotograf

Bei der Wahl des Abiball Fotografen gibt es einiges zu beachten. Vor allem die Preisgestaltung variiert stark von Anbieter zu Anbieter. Meist werden zwei verschiedene Modelle angeboten. Welches hiervon das sinnvollere für Euch ist hängt vor allem von eurem Budget ab.

1. Kostenloser Fotograf
   Der Fotograf kommt kostenlos zu Eurem Abiball und fotografiert alle Gäste in seinem Studio. Ihr zahlt nichts im Voraus und bezahlt dann für Einzelbilder über einen Online-Shop. Hierbei variieren die Preise von Anbieter zu Anbieter. Die Kosten liegen meist zwischen 5€ und 10€ je Abzug. Download sind oftmals teuer. Dafür schont es Eure Abiballkasse.

2. Abiball Foto Flatrate
   Die meist kostengünstigere Variante ist es einen Abiballfotografen zum Flatratepreis zu buchen. Meist kommt ein Fototeam zu eurem Ball. Fotografiert euch im mobilen Fotostudio macht ein Jahrgangsfoto, Bilder der Tutorien und macht Bilder vom Programm, Einlauf und der Party. Alle Bilder können später ohne weitere Kosten gedownloaded werden.

Fotobox mieten

Eine Fotobox darf auf keinem Abiball mehr fehlen. Auch hier gibt es inzwischen diverse Anbieter. Achtet bei der Auswahl auf die gebotenen Features. Von der einfachen Knipsbox ohne Touchscreen bis hin zur Social-Media Fotobox mit GIF Funktion Snapchat-Filtern.